Tilivelvollisuus edellyttää,
että virkamies pystyy tekemään selkoa, mihin on käyttänyt työaikaa ja
mitä on saanut aikaan työssään.
Maa- ja metsätalousministeriön (MMM) sisäisen tarkastuksen yksikössä (SITA)
henkilöstömenot ja niihin yhteydessä olevat menot olivat selvästi suurin kustannuserä [--1--].
Työstä syntyneet aikaansaannokset vaikutuksineen vaihtelivat lajin, laajuuden ja laadun suhteen [--2--].
Työajan seurantajärjestelmä
Työajan seuranta alkoi SITA:ssa, kun se perustettiin [1.1.1995].
MMM:ssä ei tuolloin ollut työajan seurantajärjestelmää.
Loin sen, jotta voisin raportoida työstäni ja sille asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta [--3--].
Kullekin työntekijälle laskettiin kalenterista työpäivät.
Niistä vähennettiin palkalliset poissaolot, jolloin päästiin
kunkin työntekijän teholliseen työaikaan.
Siitä vähennettiin tukitoiminnan päivät (mm. koulutus).
Jäljelle jääneet työpäivät jäivät tarkastus- ja asiantuntijatoimintaan.
Työajan suunnittelussa käytin [Microsoft] Excel-taulukoita.
Työajan käyttökohteille annettiin koodit, jotka palvelivat suunnitellun työajan seurantaa
(ks. ohje).
Raportoidut työtunnit yhdistettiin toteutumiin samojen koodien avulla.
Sitä ennen oli kuitenkin varmistuttava raportoitujen työtuntien oikeasta määrästä
ja koodien puuttumattomuudesta ja oikeellisuudesta.
Laskenta-ajot tein IDEA-tarkastusohjelmiston makroilla [--4--].
Käytin kehittämääni menettelyä myöhemmin Teknologian ja innovaatioiden kehittämiskeskus
Tekesissä.
Omat kommentit
Työajan suunnittelu ja seuranta kaikilta osin ovat välttämättömiä tarkastustyössä,
kun pyritään riittävään tilivelvollisuuteen sekä kehittämään toimintaa.
Työntekijöiden ammattitaito ja aikaansaavuus
eroavat enemmän kuin heidän palkkaamisestaan johtuvat menot.
Näin on ainakin monissa paikoin valtionhallinnossa, jossa tulospalkkaus ei toimi.
Siksi virastoihin ja laitoksiin kertyy henkilöitä, jotka eivät voi saada parempaa palkkaa missään muualla.
SITA oli pieni yksikkö, johon ei ollut järkevää rakentaa projektien työnhallintajärjestelmää -
siis järjestelmää, joka varmistaa projekteille riittävän
resilienssin [--5--].
Resilienssi tuli omasta työajastani [SITA:n päällikkönä] - kuten esimerkiksi
Euroopan komission vaatimassa ns. täydentävässä tarkastuksessa.
------
[--1--]
Henkilöstömenoihin yhteydessä ovat mm. tilavuokrat, kalusteet ja henkilökohtaiset työvälineet.
SITA:n menoista enemmän toisella sivulla.
[--2--]
SITA:n toiminta oli aluksi (1995-1996) lähes kokonaan MMM:n valvontajärjestelmän kehittämistä ja selkiinnyttämistä
(ks. sivu 1, sivu 2, sivu 3 ja sivu 4)
Tarkastustoiminta käynnistyi kunnolla vasta, kun SITA sai lisäresursseja.
[--3--]
Valtiontalouden tarkastusvirastossa (VTV) alettiin seurata työajan käyttöä tarkemmin vasta,
kun alettiin pohtia tulosohjauksen vaikutuksia tarkastustoimintaan (1990-luvun alussa).
Olin pitänyt käyttämästäni työajasta päiväkirjaa vuodesta 1987 lähtien (ks. toinen sivu).
Se kehitti kykyäni arvioida, paljonko tarkastusprojekteihin kuluu työpäivä ja
mitä työrutiineja automatisoida, jotta työskentely on tehokasta (esimerkki).
[--4--]
Suunnittelu- ja seurantatietojen yhdistäminen olisi voitu tehdä myös esimerkiksi
Excelin Vlookup- eli Phaku-funktiolla tai Excel-makrolla.
[--5--]
Valtiontalouden tarkastusvirastossa (VTV) sain toimeksiannon suunnitella työnhallintajärjestelmän.
Työpanosten käyttöä seurattaisiin henkilö- ja projektitasolla ajantasaisesti.
Jos joku työntekijä ei yhtäkkiä olisi käytettävissä, työpanoksia kohdennettaisiin uudelleen,
jotta projektit valmistuisivat ajoissa ja laadukkaina.
Järjestelmä jäi suunnitteluasteelle, koska VTV päätti muutama päivä toimeksiannon jälkeen
hankkia järjestelmän, jota käytettiin jo muualla.
|
